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光學(xué)儀器公司的顧客服務(wù)之前臺接待規(guī)范

2011-03-29

                                           光學(xué)儀器公司的顧客服務(wù)之前臺接待規(guī)范
     全球紡織采購供應(yīng)鏈色彩解決方案商——天友利,近幾年來,越來越多的頂尖零售商和服裝品牌廠家選擇天友利作為自己的優(yōu)選或共選色彩技術(shù)提供商。產(chǎn)品涉及行業(yè):塑料、 涂料、 紡織、 汽車、 化妝品、 數(shù)碼影像、 印前 、印刷、 油墨、 色覺測試、 包裝等。
1.接待
  1.1 用戶走近前臺,應(yīng)主動與用戶打招呼,做到舉止大方,不與用戶閑聊、開玩笑;
  1.2 及時整理前臺環(huán)境,保持前臺企業(yè)形象,并根據(jù)實際情況安排和接待用戶;
  1.3 用戶送修時,首先需辨認(rèn)是否為經(jīng)聯(lián)產(chǎn)品,如果為其它品牌,告知用戶不在服務(wù)范圍內(nèi),并建議用戶其它尋求幫助的途徑;
  1.4 根據(jù)送修的機(jī)型和故障的初步診斷,判斷送修機(jī)器可否在本中心進(jìn)行維修(有些太老的經(jīng)聯(lián)產(chǎn)品備件已停產(chǎn),或本公司沒有銷售過此機(jī)型等):
  a) 確認(rèn)本中心無法維修時,應(yīng)向用戶如實解釋,并請用戶諒解;
  b) 確認(rèn)本中心有能力進(jìn)行維修時,協(xié)助用戶填寫《維修登記單》,進(jìn)入維修過程;
  c) 《維修登記單》"收機(jī)人"處的簽字,表示合同的簽定及前臺收機(jī)流程的自查合格,如不合格須立即糾正。
2.前臺接待人員根據(jù)用戶的故障描述和自行初步判斷,區(qū)分機(jī)器是否屬于使用不當(dāng)或硬件故障:
  2.1 使用不當(dāng)
  a) 簡單的操作故障由前臺接待人員直接解決;
  b) 不能解決的操作故障,交由技術(shù)支持人員進(jìn)行解決;
  c) 經(jīng)操作調(diào)試后,判斷為硬件故障的,詳告用戶機(jī)器需要留在維修部,將機(jī)器送入維修間。
  2.2 硬件故障
   a) 初步判斷是否收費(fèi):如果不收費(fèi)直接送入維修間;如果收費(fèi),告訴用戶大概價格,得到用戶同意后方可送入維修間,否則請用戶取走機(jī)器,并如實填寫《維修登記單》;
  b) 機(jī)器送入維修間后,由前臺接待人員請主修工程師在《維修登記單》第一聯(lián),第二聯(lián)的收機(jī)人欄簽字,并將第一聯(lián)取回,第二聯(lián)隨機(jī)器放入待修庫柜。
3.取機(jī)工作流程
  3.1 按取機(jī)單為用戶取出機(jī)器;
  3.2 協(xié)助用戶檢查機(jī)器;
  3.2.1 檢查機(jī)器的送修故障是否排除,及隨機(jī)其他附件和外觀是否與送修時一致:
   a) 如果機(jī)器故障依然存在,轉(zhuǎn)回維修間再次維修,并在《維修登記單》上注明;
   b) 如果機(jī)器出現(xiàn)其他故障、外觀有損壞或丟失的情況,由維修部負(fù)責(zé)解決。
  3.2.2 用戶拿走機(jī)器之前,對上述的工作內(nèi)容進(jìn)行自查,檢查合格后交付給用戶。
  3.3 查看機(jī)器是否收費(fèi)
  如果收費(fèi),請用戶付費(fèi)取機(jī),流程如下:
   a) 先向用戶解釋由于本中心財務(wù)由公司財務(wù)部統(tǒng)一管理,當(dāng)時無法開發(fā)票,只能先給用戶開收據(jù),并在一周內(nèi)將正式發(fā)票用EMS形式寄出;
   b) 仔細(xì)詢問用戶所需發(fā)票的種類(普通發(fā)票或增值稅發(fā)票),如果用戶以現(xiàn)金方式付費(fèi),請用戶留下發(fā)票臺頭,然后請用戶填寫EMS;
   c) 如果用戶決定自己取發(fā)票,請用戶留下聯(lián)系方式,待發(fā)票開好后通知。
  3.4. 在辦好一切手續(xù)并檢查無誤后,填寫《維修登記單》,請用戶將機(jī)器取走。
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